摘要:企业内部控制对于充分利用信息技术改善内部控制程序、增强内部控制手段,将信息技术有效地集成到业务和信息处理进程,同时借助于信息技术来判断内部控制措施,提高内部控制水平,防范与控制经营风险,将使企业内部控制问题得到妥善处理。如果企业对会计信息化环境下的内部控制处理不当,则会给企业带来极大的隐患。
关键词:会计信息化;企业;内部控制
一、会计信息化概念及内部控制的概念
1.会计信息化一般是指会计工作信息化。会计工作信息化是会计工作要达到广泛应用信息技术,开发信息资源,充分利用信息发挥其作用而进行的会计工作。在会计工作中要广泛应用以网络、通信、信息处理、人工智能、多媒体等为核心的信息技术,为会计工作的规范化和科学化服务。会计信息化包括信息的生产和应用会计信息的生产,是在会计工作中广泛地应用信息技术,开发会计信息资源,从各种渠道搜集和生成会计信息会计信息的应用,是在会计工作中向各方面提供多方位信息服务,并利用会计信息促进企业发展和提高经济效益。
2.内控制度被定义为保护公司现金和其他资产安全,检查账簿记录准确性而在公司内部采用的各种手段和方法。
二、会计信息化与企业内部控制的关系
1.会计信息化对内部控制的影响
会计信息化技术引入后,企业的会计核算环境将发生很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛、更加复杂。完善的会计信息化系统能准确、全面、及时的为董事会和监事会提供履行其监督职能的信息良好的会计信息系统能够使小股东以较低成本,通过网络等方式及时了解企业发布或披露的各种财务信息,来及时调整自己的投资策略,维护自身的权益。会计信息化为企业内外部治理机制的完善提供了便利,而良好的治理机制为内部控制提供了良好的基础。根据信息递减传递原理,组织层次越多,信息传递后所含“杂质”越多,也就越容易降低信息的传递效率和信息的准确度。会计信息化系统就克服了这一障碍,通过网络将信息同时传递给所有使用者,内部控制的组织层次由此将减少。但这时对会计信息系统下权限划分的要求却更加严格。因为,企业生产经营将更加依赖会计信息系统。而在会计信息系统下,利用信息从事非法活动等与信息技术相关的风险大大增加,企业潜在的损失风险也会计信息化条件下企业内部控制改进研究相应增加。同时,这也要求企业通过良好的人力资源政策,对员工进行激励与约束,提高员工的整体素质和道德。会计信息技术的应用也使得财务管理者能获取的信息量倍增,如何在纷繁复杂的信息中,抓住重点,及时做出决策,这对企业财务管理人员也提出了更高的要求。因此,如何加强对会计信息系统的内部控制,利用良好的管理手段和技术方法去降低会计信息化所带来的风险,为内部控制提供一个优良的环境基础,将变得十分重要。
2.内部控制对会计信息化的反作用
会计信息化与内部控制之间的影响是互动的会计信息化影响了企业内部控制,内部控制反过来又影响了企业信息化的进程。在企业会计信息化的不同阶段,内部控制对企业会计信息化的影响也不同。这些影响可以大致分为三个方面:企业已有内部控制对会计信息化推广的影响;企业已有内部控制对会计信息化推广的影响;内部控制对会计信息系统运行稳定性的影响 。
三、会计信息化环境下完善企业内部控制的对策
1.优化控制环境
控制环境居于内部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基础,完善的控制环境才能使会计信息化条件下的控制制度得以贯彻实施。结合我国上市公司的实际,应从以下几个方面对内部控制环境加以改进和完善。
(1)政府应加强针对会计信息化舞弊案的立法,加重处罚措施。
(2)加强内部审计的作用
要加强审计的作用,先要提高审计的地位,对于审计部门的设置应该高于其他职能部门,这样才能保证内部审计的独立性和权威性,否则只能是形同虚设。同时要把审计工作的主要职能从查错防弊转到对公司的管理做出分析、评价和提出管理建议上来。当然,内部审计体系能否发挥其应有的作用,还有赖于其自身的完善。
(3)完善公司组织控制结构
为了规避矩阵型组织带来的权责不清、多头领导的问题,公司可考虑采取更为中立的组织结构,跨越功能的团体是个可参考的选择。与矩阵式组织相似,也是从功能部门中借调其成员组成团队,不同的是它的领导者具有完整的权力指挥其成员。跨越功能组织的生命周期短暂,任务一旦完成,团队随即解散。这种弹性化的人力资源管理方式,可随时根据问题成立弹性化的组合,避免专业分工带来的僵化与协调问题。同时还可以激发组织成员的成就感和责任心。但是,它也可能导致跨单位事务的协调与沟通成本,引发单位间的冲突,因而团队成立之初,就必须向组织成员灌输合作的信念,培养其自我管理的能力。
(4)重塑企业文化氛围
在企业信息化过程中,企业成员的道德论理、价值观念、工作态度都会发生变化,尤其是企业员工的诚信程度和职业道德水平,是影响企业内部控制环境的一个非常重要因素。良好的企业文化可以对企业员工形成一种无形的约束力,减少或避免组织结构“扁平化”下属部门为追求小团体利益而牺牲公司整体利益行为的发生。建立基于企业会计信息化的道德价值观、规章制度、基本信念,从而有效解决信息时代组织结构所产生的负面影响。
(5)建立切实可行的激励政策,重视员工的作用
加强人力资源管理,做到人尽其用,留住重要的会计信息化方面人才,是加强完善内部控制的重要措施之一。
2.完善风险管理机制
会计信息化意味着财务部门与其他各部门、各作业单位之间,以及企业与外部,如供应商、客户、合作伙伴等通过实时互联的网络实现信息、作业高度共享,网络的开放性把企业暴露于各种风险之中。企业除了要建立传统的风险管理机制之外,还要结合信息化的特点,建立基于信息化的风险管理机制。
3.建立良好的控制活动
随着计算机在会计工作中的普遍应用,管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性。会计与审计人员在建立会计信息化条件下的内部控制制度时,应充分考虑技术的能力,打破传统上独立的、反映的和检查性的模式,而具备实时的控制思想即利用信息技术将控制嵌入到会计信息系统中,在更广泛的环境中来看待企业内部控制,针对关键控制点制定相应的控制手段,强调预防、业务操作和对规章制度的遵守情况,从传统的发现问题、事后补救的做法,发展为做到事前预防和事中控制。
4.建立良好的信息沟通系统
一个良好的信息系统有助于提高企业运行的效率和效果,使企业当局及时掌握营运状况,提供全面、及时、正确的信息,并在有关部门和人员之间进行沟通。首先,信息化战略性计划应当与公司的整体战略紧密相关。管理当局应对信息系统的开发工作高度重视,并给予支持,确保各职能部门信息系统高度藕合。其次,各部门应按控制系统的需要识别使用者需要的信息,在此基础上收集、加工和处理信息,并将这些信息及时、准确和经济地传递给企业内的相关人员,使他们能够顺利履行其职责。第三,通过内部控制框架的构建,完善公司的法人治理结构,建立健全会计及相关信息的报告负责制度,使企业内部的员工能够清楚地了解企业的内部控制制度,知道其所承担的责任,并及时取得和交换他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息。
参考文献
[1]阎达五,杨有红.企业内部会计控制系统[M].中国人民大学出版社,2004.
[2]艾文国,王亚.企业会计信息化内部控制问题研究[J].中国管理信息化,2008.
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